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      Guten Abend zusammen,

      wie speichert Ihr eure Unterlagen?
      Rechnungen, Ablieferbelege, Schriftverkehr etc.

      Bislang haben wir die Unterlagen auf einem USB-Stick gesichert + in Ordnern.
      Sprich digital und auch in Papierform.

      Am liebsten würden wir ganz weg vom Papier und Ordnern.
      Problem ist, ich weiß das USB-Sticks gerne mal einfach den Geist aufgeben.

      Hatten mit dem Gedanken gespielt einen FTP-Server monatlich zu mieten und dort die Daten zu sichern.

      Wie handhabt Ihr das ?

    • Auf einem USB-Stick? Ernsthaft? Beschäftige Dich doch bitte mal mit den GoBD. Das Finanzamt könnte Dir sonst irgendwann Deine komplette Buchführung verwerfen und zur Schätzung greifen. Du solltest ganz schnell ganz viele Baustellen bearbeiten.

      Besorge Dir ein email-Archivierungsprogramm mit GoBD-Zertifikat. Es dürfen keine emails mehr gelöscht werden, selbst Spam nicht. Genau danach sucht das FA, weil Spam jeder bekommt.

      Richte Dir ein NAS im rate5 Verfahren ein und sichere jeden PC und alle relevanten Programme ab. Ganz wichtig : worst case simulieren, damit es auch später klappt, sollte man es mal benötigen.

      Sichere alle Datenbanken nochmals separat und nicht im selben Gebäude (Brand, Diebstahl). Am besten über Datenleitung zum Chef nach Hause auf externe Festplatte in Echtzeit. Geht mit Fernzugriff über die Fritzbox nicht allzu schwer.

      Arbeite mit DATEV online und sichere alle Belege nochmals. DATEV wird vom FA anerkannt.

      Papierbelege würde ich trotzdem weiterhin ablegen. Alles bis inkl. 2009 jedoch über ein zertifiziertes Unternehmen vernichten. Aufbewahrungspflicht sind der Regel 10 Jahre.

      Und bitte die DSGVO beachten bei dem ganzen Speicherwahnsinn. Es sollte nicht jeder MA auf jedes Laufwerk Zugriff haben.

      Und die Verfahrensdokumentation nicht vergessen, wie mit Ein- bzw. Ausgangsrechnungen im Unternehmen verfahren wird.

      Kurz und knapp: Du solltest dringend zu einem Steuerberater und einem IT-Fachmann. Den USB-Stick schiebst Du Dir besser dahin, wo nie Sonne hinscheint. Solltest Du die Tips alle weglächeln, lade mich bitte zu Deiner ersten Tiefenprüfung über 3 Jahre ein. Ich bring auch das Popcorn mit. Versprochen.
      Toleranz ist der Verdacht, das der andere Recht hat . Kurt Tucholsky

      Ein chinesisches Sprichwort sagt: Schläfst du ein mit Hintern der juckt, wachst du auf mit Finger der stinkt!

    • Grecko schrieb:

      Ich benutze DigiArch.
      Einfach zu bedienen und es geht nichts verloren.
      Dazu habe ich mir einen Server gemietet wo alles gespeichert wird.
      Die Frage ist doch, ob Dein DigiArch und Dein gemieteter Server der GoBD und der DSGVO standhält. Wir nutzen Dycos von Gehr sowie Lexware von Buhl. Beides geprüft und saved. Daten liegen bei mir nicht in der Wolke, womöglich noch amerikanischen oder chinesischen Servern. Emails archivieren wir über mailstore. Die Daten der Fahrerkarte haben wir Yellowfox anvertraut. Und ansonsten noch DATEV. Ich habe in allen PC‘s gespiegelte Festplatten. Boot-Laufwerk umstellen und weiter gehts. Den Rest im Pc kann man austauschen ohne Datenverlust. Sämtliche buchhalterischen Daten werden in Echtzeit noch bei mir zu Hause abgelegt. Ansonsten haben wir einen Sicherungsplan erstellt, welches Programm wie oft eine Sicherung fährt.

      Grecko : auch Du unterschätzt unsere Steuerfahnder, die Rentenversicherung und die Krankenkassen.
      Toleranz ist der Verdacht, das der andere Recht hat . Kurt Tucholsky

      Ein chinesisches Sprichwort sagt: Schläfst du ein mit Hintern der juckt, wachst du auf mit Finger der stinkt!

    • thommygera schrieb:

      Auf einem USB-Stick? Ernsthaft? Beschäftige Dich doch bitte mal mit den GoBD. Das Finanzamt könnte Dir sonst irgendwann Deine komplette Buchführung verwerfen und zur Schätzung greifen. Du solltest ganz schnell ganz viele Baustellen bearbeiten.

      Besorge Dir ein email-Archivierungsprogramm mit GoBD-Zertifikat. Es dürfen keine emails mehr gelöscht werden, selbst Spam nicht. Genau danach sucht das FA, weil Spam jeder bekommt.

      Richte Dir ein NAS im rate5 Verfahren ein und sichere jeden PC und alle relevanten Programme ab. Ganz wichtig : worst case simulieren, damit es auch später klappt, sollte man es mal benötigen.

      Sichere alle Datenbanken nochmals separat und nicht im selben Gebäude (Brand, Diebstahl). Am besten über Datenleitung zum Chef nach Hause auf externe Festplatte in Echtzeit. Geht mit Fernzugriff über die Fritzbox nicht allzu schwer.

      Arbeite mit DATEV online und sichere alle Belege nochmals. DATEV wird vom FA anerkannt.

      Papierbelege würde ich trotzdem weiterhin ablegen. Alles bis inkl. 2009 jedoch über ein zertifiziertes Unternehmen vernichten. Aufbewahrungspflicht sind der Regel 10 Jahre.

      Und bitte die DSGVO beachten bei dem ganzen Speicherwahnsinn. Es sollte nicht jeder MA auf jedes Laufwerk Zugriff haben.

      Und die Verfahrensdokumentation nicht vergessen, wie mit Ein- bzw. Ausgangsrechnungen im Unternehmen verfahren wird.

      Kurz und knapp: Du solltest dringend zu einem Steuerberater und einem IT-Fachmann. Den USB-Stick schiebst Du Dir besser dahin, wo nie Sonne hinscheint. Solltest Du die Tips alle weglächeln, lade mich bitte zu Deiner ersten Tiefenprüfung über 3 Jahre ein. Ich bring auch das Popcorn mit. Versprochen.
      Hallo Thommy,

      danke für deine Antwort.

      Habe mich gerade mal ein wenig mit der Thematik beschäftigt.
      Greift die GoBD erst sobald man belege elektronisch aufbewahrt.

      Da wir jedoch im Kern noch Papierlich arbeiten und lediglich als "backup" die Belege digitalisieren sehe ich keinen großen grund hierfür.

      Das mit dem Spam-Mails habe ich anders verstanden, es muss jede relaventen Mails gesichert werden die im Zusammenhang mit der Buchführung / Finanzen stehen.

      Bsp.: Wenn eine Mail nur sagt "im anhang die rechnung" - hier reicht es auch die rechnung aufzubewahren.

      Anders ist wenn bsp.: Im Anhang die Rechnung, wir haben noch mal 10% weniger Ihnen berechnet. - hier muss auch die mail mit den relevanten daten aufbewahrt werden.

      Die Verfahrensdokumentation greift auch erst bei elek. aufbewahrung und soll angeben wie genau alles gehandt wird, welcher mitarbeiter hat zugriff etc.

      Im wesentlichen geht es in der GoBD darum das sichergestellt wird das Dokumente nachträglich nicht mehr änderbar sind.

      Was mich natürlich wundert, bei elek. Daten wird ein sehr großer Aufwand betrieben - bei Papierlichen Belegen reicht es ab diese abzuheften.
      Auch hier könnte im Grunde ähnlich wie bei Digital sollte man wirklich wollen entsprechend nachträglich noch wieder etwas ändern.

      Das mit den Schriftverkehr handhaben wir sowie bereits so - Angebot, Auftragsbestätigung etc. wird alles gedruckt und aufbewahrt. Alleine nur schon für unsere eigene sicherheit das kein Kunde im Nachhinein behauptet, wir haben Ihnen den Betrag nicht zugesagt.

      Fahrerkarten etc. haben wir keine, wir Disponieren lediglich - der Fuhrpark hat einen eigenes Unternehmen. Sprich im Grunde sind wir lediglich Sofa-Spedi.

      Grüße

      Grüße

      Dieser Beitrag wurde bereits 3 mal editiert, zuletzt von Exmado ()

    • thommygera schrieb:

      Grecko schrieb:

      Ich benutze DigiArch.
      Einfach zu bedienen und es geht nichts verloren.
      Dazu habe ich mir einen Server gemietet wo alles gespeichert wird.
      Die Frage ist doch, ob Dein DigiArch und Dein gemieteter Server der GoBD und der DSGVO standhält. Wir nutzen Dycos von Gehr sowie Lexware von Buhl. Beides geprüft und saved. Daten liegen bei mir nicht in der Wolke, womöglich noch amerikanischen oder chinesischen Servern. Emails archivieren wir über mailstore. Die Daten der Fahrerkarte haben wir Yellowfox anvertraut. Und ansonsten noch DATEV. Ich habe in allen PC‘s gespiegelte Festplatten. Boot-Laufwerk umstellen und weiter gehts. Den Rest im Pc kann man austauschen ohne Datenverlust. Sämtliche buchhalterischen Daten werden in Echtzeit noch bei mir zu Hause abgelegt. Ansonsten haben wir einen Sicherungsplan erstellt, welches Programm wie oft eine Sicherung fährt.
      Grecko : auch Du unterschätzt unsere Steuerfahnder, die Rentenversicherung und die Krankenkassen.
      das ist sehr wohl GoBD Zertifiziert, kannst du auch überall nachlesen.
      Von daher bin ICH damit auf der sicheren Seite.

      Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von Grecko ()

    • Zu dem ganzen digitalen Gedönse spare ich mir jetzt mal jeglichen Kommentar. Das haben meine Vorredner schon bestens erledigt ;)

      G = Grundlagen
      O = ordnungsgemäßer
      B = Buchführung
      (D) = digital

      Die GoB gelten IMMER IMMER IMMER. Dazu kommt dann noch der ganze digitale Quatsch, der diesbezüglich zu beachten ist.
      Du musst nur lange genug am Ufer des Flusses sitzen.
      Irgendwann treibt die Leiche deines Feindes an dir vorbei.
      (Sagte einst, glaube ich, Sun Tze, um 500 v.Chr.)